TuttoQua?

L'umanita' sta regredendo

Come si gestisce un meeting?

Troppe volte mi trovo nella situazione di essere invitato ad una riunione di lavoro all’ultimo momento. Oggi uno mi ha beccato nel corridoio e mi ha detto: “sai, volevo chiederti di venire con me ad una riunione con IBM per parlare di blah blah blah, sono passato dalla tua stanza ma non c’eri…”. Beh per forza non c’ero, ero al prendere una stampa, e’ chiaro che se tu passi dal mio ufficio per portarmi ad una riunione senza nemmeno avvertirmi 10 minuti prima la vedo dura, mio caro coglionazzo che non sei altro.

Ma in generale, c’e’ una tendenza pessima ad organizzare riunioni al volo, orribile quando si tratta di riunioni interne, drammatico e pericoloso quando si tratta di riunioni con i clienti.

Qualsiasi attivita’ senza preparazione e’ destinata a produrre un risultato inaccettabile. C’e’ un proverbio inglese che dice: “fail to prepare, prepare to fail”. Se fallisci la preparazione, preparati a fallire.

E allora, permettetemi nel mio piccolo di dirvi come la vedo io, se volete contribuire siete i benvenuti.

Preparare bene un meeting significa almeno:

  • Scegliere gli invitati con criterio, ed invitarli per tempo, possibilmente almeno una settimana prima;
  • Condividere un’agenda e finalizzarla almeno 2 o 3 giorni prima e ricondividerla;
  • Scegliere il chairman, cioe’ quello che gestisce il meeting, ed scegliere anche uno che ne faccia la minuta (e che la faccia girare dopo!);
  • Prepararsi adeguatamente tenendo in considerazione “l’audience”, cioe’ le persone che parteciperanno, il loro ruolo e le loro aspettative. Non si fa una meeting tecnico a chi si occupa di marketing!
  • Chiedere agli altri di fare altrettanto, nel caso in cui ci si aspettino contributi;
  • Scegliere una “location” adatta, il che significa come minimo prenotare una sala riunioni per tempo;
  • Presentarsi in orario ed invitare gli altri a fare altrettanto;
  • Iniziare il meeting chiarendo alcuni punti importanti, tipo: “io sono il chairman, quello li’ fa la minuta, i cellulari vanno silenziati, niente laptop sulla scrivania, faremo tot pause alle ore XYZ ecc…”;
  • Aprire il meeting con la minuta del meeting precedente (se c’e’), rivedendo eventuali action-point e poi procedere a riassumere l’agenda del giorno e fissare le aspettative della riunione;
  • Farsi la riunione (sicuramente la parte piu’ pallosa…);
  • Uscire dalla riunione con delle azioni e degli obiettivi concreti. Non c’e’ nulla di peggio che discutere per 3 ore e non concludere nulla!

Qualcuno mi dira’: “ammazza, tutta ‘sta fatica per una riunione?”.

Ebbe’? Non stiamo mica a pettinare e bambole qua!

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20 ottobre 2008 - Posted by | Aziende e dipendenti, Cose da ricordare, Cose tecniche | , ,

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